access数据库在人力资源档案管理中的应用

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access数据库在人力资源档案管理中的应用

作者：万敏

来源：《中国新通信》 2017年第11期



一、当前人力资源管理上的问题

目前许多企业部门都在实行矩阵式人力资源的管理方法，这种方法能够使将各级的管理者联合起来，使各个部门能够在管理上进行合作，使公司的各个程序都处于有序的运行中。这种关系手段使得员工的工作效率有效的增加，但是也存在一些问题，如果人员发生了变动，那么就会产生一系列联动效应，对公司整体产生影响。对于一些长期需要人员流动的单位，会对人力资源工作者在人员调配上产生很大的压力，使其他方面的工作都不能有效完成。

二、运用access 数据库的好处

1、能够使数据更加安全。Access 是通过多年的研发创新逐渐发展过来的，因此，已经是一个非常安全并且成熟的软件，使用access 能够使人力资源的信息得以保密，使企业能够顺利的进行人员信息的归纳整理。2、能够进行数据的共享。Access 数据库能够将人力资源数据在网络上进行共享，能够多用户同时进行查看，不会对用户的通信产生影响。在使用access 时，操作较为简单，并且用户可以根据自己的个性设置不同的页面，能让使用者有一个愉快的用户的体验。Access 还能够与其他的办公软件联合使用，方便进行数据表格等的交换。运用数据库管理人员对于员工的出勤情况以及工作状态都能有所了解，可以全方位的掌握员工的动态。3、能够使数据与信息统一。在access 中，所建立的每一个数据，如表格、报表、窗体、查询等都被称为对象。所有的对象都是相互关联的。在进行数据库的建立时，改动一个数据，其他的数据也会自动改变。因此，减少了用户的操作，使数据库能够更加快速的完成，并且能够减少不必要的返工。并且，在access 中建立人力资源数据库，还可以设定一些提醒信息，例如，对制定的发工资日期，合同到期日期都能够自动进行提示。能够使人力资源的工作者将精力更多的放在其他的工作上，减少工作量，还能够避免出现人为的失误，对公司整体的工作效率都能有所提高，并且能够增加员工在心理契约中对公司的满意程度。

三、建立数据库的方法

1、统计数据。首先需要对本单位的员工状况进行调查，要做到数量与质量的全方位掌握，将不同方向的人力资源进行分类，并且数据库模式要与公司当前的发展方向相协调，建立一份明确的access 数据库。2、建立数据库。首先创立一个新的access 文件，建立人力资源相关表格，将员工的主要个人信息填入到表格中，如果需要进行其他方面的统计，还需要创立一个附表，附表主要需要填的内容为公司人员调动情况、个人任职履历以及家庭信息等内容。并且要运用access 的功能，将每个表格之间设立联系，使一个表格有变动时，其他的数据能够自动变化，不需要再进行人工计算。3、建立查询系统。运用access 的查询功能，能够使使用者在一个表格上填入需要查询的信息时，能够及时准确的从中得到数据，并且能够将查询内容设置为网络状态，方便用户对数据进行交叉查询。建立的数据库需要统计大多数人们想要得知的内容，进行分类。4、制作报表。报表的功能是对所需要的数据进行浏览或者打印，并且还能对数据进行对比，可以方便的生成数据清单。这个功能简单实用，能够直接通过输入关键词或日期进行表格的调出。5、窗体的设计。Access使用者通过窗体向数据库中输入信息或者调出数据，因此窗体连接了数据库与用户，能够为用户快速准确的提供数据。对于窗体的设计可以根据不同的方向进行命名，如对员工工资的管理，对医疗保险的管理等。如果有必要，还能够设计出多个子窗体，进行更细致的归纳, 各个子窗体间可以通过点击快速转换。6、宏的运用。宏


能够集各个命令为一体，通过宏可以打开表格，可以查询数据，也可以同时进行其他的操作。因此正确利用宏能够使查询更加快速便捷，通过输入指令，便能够得到该指令下的指定信息。7、切换面板。切换面板是一个重要的设计，能够防止操作者不小心将信息修改，导致系统混乱。通过面板的切换，能够使用户在进行查询时，自动跳出新的查询页面。

四、总结语

各个单位的竞争从根本上上来讲就是人才的竞争，因此，做好人力资源的工作是重中之重。企业需要对每一位员工有详细的认知，这样不仅能够使人力资源工作更顺利的进行，还能加强员工的工作积极性，并且能够为企业的名誉添彩，能够招聘到更多的优秀人才。通过这种方式，来提高企业整体的的竞争力，使企业能够更加有序的稳定的运行。

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