公文格式的数字顺口溜

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公文格式的数字顺口溜



公文作为一种格式规范、结构严谨的特殊文种，诸多行文细节都有详细的标准规定。这些规定根据其类别，大致可以分为定性和定量两大类。笔者通过梳理《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）（下简称《格式》）等文件，现就公文格式中部分定量规定加以总结提炼。

一、字体字号“234”

一篇公文中，大多数人都知道正文使用3号仿宋字体。但公文除正文外，还有诸多构成要素，其字体字号皆不大相同，故在制发公文时很容易出现错用字体种类和大小的情况。其实《 格式》对公文各要素的文字大小及其种类有着明确规定（由于《格式》未对“发文机关标志”的字体大小作出明确规定，故本文不对其进行分析），通过分析，不难发现一篇完整结构的公文，其字体种类大约有6种类别，字号大小一般情况下仅有三种尺寸，分别为：2号、3号和4号。公文要素字号大小具体规定见下表：

因此，我们只需记住特例，便可一次性理清公文格式中不同要素的字体大小。通过观察上表不难发现，一篇公文中，除标题使用2号字体、版记（抄送机关、印发机关和印发日期）和页码使用4号字体外，其余文字一般使用3号字体。如此就很容易区分开不同要素的字体大小，从而保证公文中字号不会出现错误。

二、页边尺寸“5678”

部分初涉办公室工作的年轻人在起草公文时， 常常新建一个word文档便开始起草文件，其实word文档中默认的页边尺寸与《格式》的要求相差甚远。因此在起草公文时，个人建议首先对页边距进行调整。根据《格式》要求，公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型


纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297 mm。同时《格式》要求：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28 mm±1 mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。因此可以很容易算出公文用纸下白边为35 mm±1 mm、右白边为26 mm±1 mm。四个白边的尺寸从下白边开始，逆时针读数，分别为35mm、26mm、37mm、28 mm，四者的尾数连起来刚好就是“5678”，这样记数会容易很多。因此在起草公文时，应该首先在word“页面设置”中选择“页边距”附签，将页边距分别改为“上3.7厘米 ，下3.5厘米， 左2.8厘米 ，右 2.6厘米”，即可以准确地将公文的页边距固定下来。

三、文字磅数“29、35”

实际工作中，笔者经常发现不少同事对公文的行间距不是很了解，公文正文中经常出现 26磅 、27磅和28磅 等种类的行间距。究其原因，一方面是《格式》未对行间距作出浅显直白的规定，另一方面《格式》虽规定“一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心”，但部分同事未正确设置页边尺寸， 导致出现了不同类型的行间距。其实《格式》明确指出了一行指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8的距离。3号字字高约5.54 mm，加上3号汉字高度的7/8的距离，故一行约等于10.39mm，而1磅约等于0.353 mm。换算成Word文档中的磅值，正文3号字行距为29.4磅，取29磅左右。同理，公文标题2号字字高约7.7mm，加上3号汉字高度的7/8，一行约等于12.54mm，换算成Word中的磅值为35.5磅，取35磅即可。通过试验，我们将正文3号字的行距设置为29磅，结果刚好符合《 格式》规定的“一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心”的要求，证明正文3号字行距29磅、公文标题2号字行距35磅是比较切合《格式》规定的。

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