文件管理制度

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文件管理制度

文件管理制度

第一章 总 则

第一条 为进一步加强文件管理，明确文件管理的范围、职责、流程和方法，特制定本管理 制度。

第二条 文件的种类

（一） A 类：管理手册（包括质量、环境、职业健康安全管理手册）。 （二） B 类：程序文件。

（三） C 类：作业性文件（技术文件、管理性文件、外部文件、法律法规）。 技术文件包括：图纸、标准、规范、工艺文件、作业指导书、质量计划、施工组织设计、施

工措施、方案、基建资料、企业工法、企业论文、企业专利、顾客提供的图样资料等。 管理性文

件包括：行政文件、工程合同、采购文件、设备管理资料、管理制度、报告、记录、 获奖证书等。



第二章 文件的起草与签发

第三条 文件起草的原则：

（一）观点明确、条理清晰、内容充实、表达准确； （二）文字精炼、文风端正；

（三）根据行文的目的、内容等确定文种； （四）格式规范。

第四条 各部门起草文件须使用统一规格的文稿审批笺。

第五条 手册由集团公司监察审计部编制，管理者代表审核，总裁批准签发。

第六条 程序文件由监察审计部按照职责分配组织各主责部门编制，相关部门会审，集团公 司主管领导审核，管理者代表批准签发。

第七条 技术性文件的编制与审批 集团公司内部技术性文件由主管职能部门起草，总工程师审核签发。 技术性文件的编制与审批执行集团公司的《技术管理制度》、《科技工作管理制度》、《计量管 理制度》。

第八条 管理性文件的编制与审批 制式（红头）文件制发要求：

（一）起草：以集团公司或部门名义行文的均由主办部门起草。 （二）会签：需联合行文的，由主办部门起草，相关部门进行会签。 （三）核稿：主办部门负责人审核并签字。

（四）签发：文稿经起草、会签、核稿完毕，由主管领导或法定代表人审定签发。 （五）编号：主办部门到办公室进行发文登记编号。凡联合行文的编主办部门字号；党政联 合行文的编党委字号。

（六）发布：主管领导审核同意后即发布。

（七）需印发正式版头（红头）公文，必须使用集团公司统一印制的“发文稿纸”，正文使用

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方格稿纸或打印纸。

（八）起草文件禁止使用圆珠笔和铅笔及复写。 制式（红头）文件格式要求：首页应标明：发文单位名称、文件主题、文种、发文字号、年

份、主送机关，如属企业保密文件，应在左上角加印“内部秘密”字样。文件末页应标明：主题 词（主题词排序原则是：反映文件中心内容的词语在前、反映文件形式的词语在中、反映文件性 质的主题词在后）、抄送机关、制发部门、文印时间、印发份数及签发人，正文落款应注明发文单 位、发文时间及签章，制式文件以文件末页主题词项印制时间下方标注“受控”字样为受控标识。

第九条 党委制式文件可不加盖印章。

第十条 请示要一文一事，一事一报。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商取 得一致意见后上报。请示件要报送上级机关办公室或秘书部门按程序办理，一般不直接送领导者 个人。请示要使用请示单位信纸书写。

第十一条 凡不符合上述行文规范要求的，办公室可退回制发部门要求重新行文。对不符合 行文规则的上报文件，办公室及秘书部门可提示重报或退回下级呈拟单位。

第十二条 外部文件需转发的由主管部门起草行文，主管领导签发。

第十三条 外来文件分为“阅件”和“办件”两大类，即：送领导及有关部门阅知的公文为 阅件；需要办理并答复的公文为办件。凡收到的外来文件进行登记时，必须使用集团公司统一印 制的“公文处理纸”。

第十四条 阅件办理的程序为：编号、登记（收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、 份数、收文顺序号等）阅批、传阅、督办、归档。

第十五条 办件办理的程序为：登记、编号、阅批（请办）、传阅、督（查）办、批复、呈报、 反馈、注销（办结）。

第十六条 法律法规由安全管理部负责管理与合规性评价。



第三章 文件的发放

第十七条 经批准发放的文件，由该文件主管部门确定发放范围，根据需要分发到各相关部、 室及分公司等，收文单位应在《文件发放登记簿》上签字。只通过信息系统发放的文件，文件主 管部门选择相应的接收人，凡受控文件接收人须点击“签收”。

第十八条 发文应将发文底稿和纸质一份交由办公室存档。办公室分门别类存放在文件资料 盒内，目录清单一目了然；内勤人员对文件的保管要认真负责，存放文件的原则是：妥善保管、 有条有理、查找方便、保密不泄密。

第十九条 文件的归档：要认真执行《档案管理制度》，年终岁首，要将所保管的有历史指导 意义，有价值的文件资料，统一上交档案室存档。凡属国家、省、市级文件要清理，年终上缴市 机要局。

第二十条 凡标注秘密级以上的文件绝不允许复印、拷贝或转发，受控文件未经主管领导允 许，不得提供给集团公司以外人员使用。

第四章 文件的清理和销毁

第二十一条 对于体系有效运行的各个场所，须保证使用相应文件的有效版本。

第二十二条 已废止，无保存价值的文件，由文件制发部门负责从信息系统上将其删除。纸



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