内部文件管理规定

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内部文件管理规定

编号:HI/WI-20-001 第A版 第0次修订 第1页 共2页

1.目的

为保证内部文件的统一、规范，保证文件的有效使用，制定本规定。 2.适用范围

适用于内部文件的编制、修订、审核、批准、发布、作废、使用等。 3.职责和权限

3.1各部门负责本部门职责范围内文件的编制、初审。

3.2公司安排专门部门或指定专人负责文件格式、条目的审核。 3.3分管总经理或分管厂长负责文件的批准。 4.术语和定义 无 5.细则

5.1各部门负责根据实际需求编制文件，文件格式、条目等应符合文件标准样的要求，不适合使用标准样格式和条目的文件可不使用，具体见附件1和2。

5.2部门负责人负责本部门编制文件的初审，公司安排专门部门或指定专人负责对文件格式、条目等进行审核。文件由分管总经理或分管厂长批准。质量体系文件的编制、审核、批准权限依据《文件控制程序》执行。

5.3纸质文件编制、审核、批准人名不准打印，均应手签。文件编制部门应至少保留一份经批准的纸质文件。

5.4电子版文件管理原则：

5.4.1需要三个及以上部门使用的文件存放到服务器上“管理手册”下的相应文件夹中； 5.4.2两个部门使用的文件可在服务器上建立专门文件夹存放； 5.4.3部门内使用的文件存放到服务器上本部门相应文件夹内；

5.4.4仅单个岗位使用的文件存放到个人办公电脑相应文件夹内。存放在个人办公电脑上的文件（除文件编制者以外）应列入文件的分发回收控制。

5.5为避免失效文件误用，同一文件电子版除文件编制者电脑、服务器、按受控文件分发控制的电子版文件持有者电脑上，其它电脑上不准存放。文件编制者通过内部邮件发送的征求意见稿或提请审核稿应在文件标题上加上“征求意见稿”或“审核稿”字样，“征求意见稿”或“审核稿”接收人不准下载到电脑上。因故需要在电脑上存放的文件，需要设立专门的名称为“非受控文件”的文件夹，并在任务结束后删掉。

5.6电子版文件未经允许一律不准打印，若确实需要打印需经分管总经理或厂长批准。

5.7所有未手签编制、审核、批准人员姓名或未加盖“受控文件”的纸质文件一律视为无效文件。

5.8文件编制、修订完毕经批准后，主管部门应至少在生效日期前两个工作日发布。需要分发纸质文件的按《文件控制程序》执行，不需要分发纸质文件的可通过内部邮件通知的形式发布电子版，通知时不准将文件以附件的形式发布，应通知文件的存放位置以便相关人员查阅，新修订的文件应适当提示修改范围。存放到服务器上“管理手册”文件夹内的文件由公司制定专人负责上传、更新、删除。

5.9作废文件应收回纸质版和监督删除电子版，通过电子邮件通知形式发布的应通知作废。受控文件丢失责任人应写出情况说明交分管总经理或厂长批准后交文件主管部门，因此造成经济损失的，根据公司相关规定执行激励。

5.10主管部门认为有必要的应组织相关人员对新发布或修改的文件进行培训并保留培训记录。未组织专门培训的文件，部门负责人或主管应将相关要求在文件生效前传达到本部门相关人员，特别是经由内部邮件发布的文件，主管应及时通知到本部门不使用邮件的岗位。 5.11各部门应组织本部门各岗位建立《××岗位持有受控文件清单》，在调岗、离职时应将文件交回文件主管部门、办理持有人变更手续或从电脑上删除。受控文件移交应列入调岗、离职手续控制项目。




6.相关文件

《文件控制程序》 7.记录

《××岗位持有受控文件清单》 8.附件

附件1《文件标准样》-纵向 附件1《文件标准样》-横向

内部文件管理规定

编号: HI/WI-20-001 第A版 第0次修订 第2页 共2页

编 制 发布日期



审 核

生效日期

批 准

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