浅谈公文结构序数的标注

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浅谈公文结构序数的标注



公文的正文一般都由若干段落构成,段落之间有着内在的逻辑关系,需要通过标注外在的结构层次序数来表明其层次。结构层次序数的标注就如同给整理好的档案贴上标签一样，如果乱贴一气或死搬教条，就容易让人摸不着头脑或给人以呆板的感觉，难以很好地发挥公文的效用。下面就公文结构层次序数的标注谈谈个人的一孔之见。

一、通用公文的结构的结构层次序数

⒈非法规类公文。现在党政机关通用公文的结构层次序数标注相关规定是：第一层为“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“⒈”，第四层为“⑴”。应注意的是，这并不意味着在标注公文的结构层次时就要第一层用“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“⒈”，第四层为“⑴”依次标明。公文的层次是相对的。只要符合这个顺序，这四个结构层次序数应视实际情况灵活组合使用，如第一层用“一、”，第二层为“㈠”，也可以用“⒈”或“⑴”。以《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》为例，全文从全面建设小康社会的关键时期、全面贯彻落实科学发展观、建设社会主义新农村等10个方面用“一、”到“十、”标注为10个大部分，作为第一层次。从“十五”时期经济社会发展取得的巨大成就、“十一五”时期面临的辆外环境等46个方面用“⑴”到“（46）”标注为46个小部分作为第二层次，其中在第4个小部分里，用6个“——（破折号）”分6个自然段阐述了把经济社会发展切实转入全面协调可持续


发展的轨道要坚持的六条原则。这样就使得整个公文层次清楚，很有节奏感，段与段之间严密而不松散，条理清晰，给人眉清目秀、赏心悦目的感觉。

⒉法规类公文。对于办法、规定、章程、准则、条例、规则等法规类公文，其下文结合层次一般是条款式的，从“总则”到“附则”分为若干“章”，每“章”又分为若干“条”，称作“第一条”、“第二条”……有的的公文没有“总则”、“附则”等，不分章节，直接从“条”开始，如《全国性文艺新闻出版评奖管理办法》就是这样标注的。

如果“条”里的内容分为若干“项”的话，可用“一、”“二、”……或者“㈠”“㈡”……或者“⒈”“⒉”……或者“⑴”“⑵”……进行标注。如果“项”下面再分为若干“目”的话，要根据“项”所使用的结构层次序数，按“一、”㈠”“⒈”“⑴”的顺序灵活选用下一个序数进行标注。

二、专用公文的结构层次序数

对于外交司法军事等领域专用公文的结构层次序数的标注，也应依据其内容之间的逻辑关系按“一、”“㈠”“⒈”“⑴”的顺序灵活标明其层次。如《中华人民共和国和秘鲁共和国有益于刑事司法协助的条约》（2005年1月27日签订于利马），全文按“条”分成24个大的章节。文中第一个大标题为“第一条 适用范围”，其内容的结构层次序数标注为：

一、…… 二、……㈠…… 三、……㈠……


四、……

三、公文结构层次序数标注需把握的原则

公文结构层次序数的标注要完整、连贯、严密和得体。在实践中，需要重点把握好以下两个原则。

一是连续性原则。一般来说，公文同一层次内部的结构序数应连续标注。如中发„2005‟13号文的第二层次从“⑴”连续标注到“（46）”。如果正文内容各层次之间连贯度不是很大，关联度不是很强，除了第一层次外其余层次的结构层次序数也可以各自相对标注，如第一大部分的第二层次用“⒈”连续标注，第二大部的第二层次可继续从“⒈”开始连续标注。

二是简约化原则。公文结构层次序数标注不宜复杂化。如果正文或正文某个部分的内容较少，层次简单，可直接使用自然段而不标注结构层次序数；也可在用“一、”“二、”……标注第一层次后，每个小部分里视情况用“第一，”“第二”……或者“一是”“二是”……进行段落之间的起落承接、分段阐述；或者将自然段前统领观点的语句使用特殊字体（如黑体、楷体等）；或者段前配合使用特殊符号（如破折号等）起头，减少结构层次序数的标注，使公文脉络清晰，精美别致。

有道是“文有大法，无定法”。对于公文结构层次序数标注要将之与公文内容结构的安排通盘考虑，力求新鲜活泼，细致准确。



（作者单位：安徽省芜湖市委办公室）

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