信息化助力公文系统升级 践行“马上就办”

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信息化助力公文系统升级 践行“马上就办”

摘要：公司践行“马上就办”，明确“限时办结”和“办就办好”，通过公文系统升级，推进上下流程贯通、数据共享和标准化，减少信息孤岛，梳理业务流程，同时将“马上就办”有关时限要求固化到系统中，增加计时计次统计功能，实现“马上就办”数据化、显性化，深化移动应用办公，推动关键岗位人员全覆盖，提高远程办公效率。

关键词：马上就办；限时办理；限时提醒；移动办公 引言

“马上就办”，是对工作闻风而动，雷厉风行，有紧迫感、责任感，有工作热情、工作效率。具体到企业，就是坚持以问题为导向，以效率为中心，通过健全内部协调落实机制，强化工作实效和质量，收到“小支点撬动大格局”的效果。企业内部流转程序，明确各环节时限要求，对单项工作有明确办理时限要求的，应按照节点抓好落实，。公文管理系统是企业利用信息化技术手段，实现公文办公的自动化运行。一方面消除了大量的纸质办公，为企业节约成本，一方面提高了信息流转的速度，加快了信息共享，强化了组织工作关系，提高工作效率。其中，流转和办理效率直接决定着一个企业执行力的高低。 1、企业公文运行存在问题

长期以来，公司机关少数部门、少数人员存在文件久拖不办、长期积压、久办不结、“假办结”等现象，工作效率不高，责任不清，无考核约束，无明确时间节点，基层意见较大，特别是对公司快速响应市场需求产生了负面影响，公文系统优化升级迫在眉睫。 2、主要措施

2.1 梳理需求，优化升级现用公文管理系统

公司公文管理系统在实现收文接收、收文办理、公文会签等业务线上运行的基础上，不断加强系统配置，新增收文限时办理、发文会签限时强制反馈、考核统计结果展示、限时提醒4项功能，同时依托公司移动应用中心平台实现移动办公应用。

2.1.1 收文限时办理

各类收文的接收、领导批示、部门办理结束等关键环节进行限时办理。要求接收时限不超过24小时，文件有限办日期的，不超过限办日期，无限办日期的，各办理统计阶段办理时间默认不超过3*24小时，涉及特殊事项3*24小时内无法办结的文件，需填写预计办结时间和办理情况，超过预计办结时间计为超时，计入超时统计。

2.1.2 发文会签限时强制反馈

各类发文部门间会签，默认强制3*24小时内完成强制反馈。预计不能完成的，提前反馈不能完成会签原因、当前办理情况、预计完成时间，并反馈，待会签发起部门再次送会签；3*24小时内未完成会签，未提前反馈原因，办理超时，系统自动填写“超时视同同意。”作为当前会签部门意见，并自动强制反馈会签发起人，结束会签。

2.1.3 考核统计结果展示

针对收文、会签限时办理环节进行统计展现，并实现超时结果数据穿透。在公文系统“个人事务”中点击“马上就办统计表”查看考核统计结果，包括收文接收情况、收文办理情况、公文会签办理情况。公司在门户网站设置通报栏，展示各


部门办文情况。 2.1.4 限时提醒

系统将限办情况以短信方式提醒办理用户和管理者，分2种模式。一是定时提醒：每天16点，定期提醒届时待接收和限时<24小时的文件数；二是会签送达、办理送达、超时的即时提醒。 2.2 大力推广应用移动办公

基于互联网和移动应用，加大移动办公推广力度，逐步实现了机关人员全覆盖，利用互联网+技术，完善提升移动办公功能，实现移动端和PC端的主要流程贯通，深化远程办公，特别是出差等有移动办公需求的人员，提高工作效率。 3、效益及效果

围绕推动效率变革，以工作效率高，反响强烈、辐射带动作用明显的请示、签批、交办类文件为切入点，已“限时办结”为抓手，倒闭机关部门优化了审批流程，完善了相关制度体系，提高了管理效率，养成“今日事今日毕”的工作习惯，形成新时代干部员工敢担当、干实事、高效率的工作作风。一是提高领导签批时效，特别重要的紧急事项特事特办；二是提高部门行文办理时效和协作时效，交办部门在规定时限内办结，需要部门会签且未处理的，视为会签部门同意，主办部门可履行下一步工作程序；三是提高了公文业务流程运行效率。各部门按照“责任明确、风险可控”原则，对运行情况负责，组织相关业务部门确定流程各节点办理时限，更多的采取“并联”式工作法，减少串联排队，督促业务部门不断简化流程，提高了效率，节约了用时（如表3.1）。

表3.1 企业公文办理情况统计表（部门名称略） 4、经验做法

定期组织系统管理员、办公室文书参加公司集中培训，将培训工作拓展到日常工作和实际操作中，同时按照公司总体要求，跟踪公司各部门的应用情况，对应用过程中出现的系统方面问题，协调项目组予以解决。公司宣传部门充分利用报刊、电视、网络、微信公众号等媒体平台，做好宣传工作，营造“马上就办”氛围。在落实主体责任的基础上，公司建立“马上就办”信息通报机制，将各部门公文运行情况纳入单位和个人绩效考核，作为党建考核的组成部分，指导各部门将“马上就办”情况落实到机关员工考核，层层传递压力。 参考文献：

[1]慕长波.公文流转系统的设计与实现[D]．吉林大学，2007.

[2]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究会，2012（7）：47-50.

[3]岳海翔.中国党政机关公文处理规范实用指导全书[M].浙江人民出版社，2016.

[4]王泉.“互联网+时代下的协同OA管理”[M].清华大学出版社，2016.

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