“发文字号”的常见错误

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“发文字号”的常见错误



《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面：

一、搭配虚字

如：“×政字〔2002〕第2号”、“×发字〔2002〕第35号”，这里的“字”、“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“皖政〔2002〕2号”（即安徽省人民政府2002年度发的第2号文件）、“皖发〔2002〕35号”（即中共安徽省委2002年度发的第35号文件）。

二、要素颠倒

《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“ ( 06 ) ×政发字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是“×政发〔2006〕85号”。

三、年号不全

如“×政发〔05〕8号”、“×政秘〔06〕6号”，这里的“〔05〕”、“〔06〕”是指2005年度、2006年度。年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。《国家行政机关公文格式》明确规定：“年份应标全称”。

四、错用括号

如“×政办（2002）8号”、“×政办〈2002〉8号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如“×政办〔2002〕8号”。

五、乱设虚位

发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“×政秘〔2002〕008号”，这里的“008号”应改为“ 8号”。《国家行政机关公文格式》(GB/T9704— 1999)已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。

六、摆放有误

常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，《国家行政机关公文格式》附件的《条文释义》中讲的非常明确和具体：发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔 4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型：

1、有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；

2、上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空 1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；

3、只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧。

七、字体字号不标准

《国家行政机关公文格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；


字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

八、与“公文编号”混为一谈

“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。公文编号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。除此之外，“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：

（1）、写法上的区别。“公文编号”的写法过去是“No.000××”，现为“000××”，位置标于文件左上角。而“发文字号”的写法是：“国发〔2005〕2号”即国务院2005年发的第2号文件。 （2）、标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下

的可排印文字的部分〕。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文

头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

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