发文管理制度

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发文管理制度

一、本文所指的文件是指：

1、

以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、

人事任免等；

2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件； 3、以各部门、管理处名义发出的文件； 二、文件格式如下：

1、以公司名义对外发文格式如下：

文件名称（黑体二号）

文件编号（黑体小四）

文件内容抬头靠边 (宋体四号) 正文内容提行向右移2字距

成都合力物业管理有限公司

年 月 日

主题词： 抄 送: 发:

2、其余发文格式如下：

文件名称(黑体二号)

文件编号(黑体小四)

文件内容抬头靠边（宋体四号) 正文内容提行向右移2字距

公司名称

部门(管理处）名称 年 月 日

主题词： 抄送: 发：

注：当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制,但也应按要求编号、存档。


三、文件编号规定：

1、以公司名义对内发放文件编号：成都合力［200x]序号 2、以公司名义对外发放文件编号:成都合力(外） [200x］序号

3、以各部门名义对内或对外发文编号:如成都合力（行政）[200x]序号、成都合力（财务）［200x]序号，成都合力（现代城）［200x］序号，其余部门的编号以此类推.

四、文件的签署与盖章：

以公司名义对外发文和其余文件在正式发布之前均需签署，签署应用合力物业专用发文签，签署权限如下：

1、 以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署。 2、 以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署. 3、 以业务部门发出的文件应由管理处主任签署.

4、 对外张贴的文件经部门或管理处负责人签署后方可张贴，张贴文件去掉发文签，张贴在指定告示栏内，有部门或管理处负责人签署的发文签（发文签要明确收回时间）与文件合订存档。

5、

公司名义发布的文件应盖公司公章;以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊

情况需盖公司公章，应经行政部同意。

6、 公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理。文件发布前应与总经理取得一致意见,并有总经理书面或电子邮件批准.

7、盖章应骑年盖月。 五、文件的登记与归档：

公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的

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