浅谈如何提高设备采购过程的工作效率

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浅谈如何提高设备采购过程的工作效率



“没有规矩不成方圆”,各行各业要实现规范管理和创新发展,没有与之相适应的制度和工作流程是万万不能的。尤其是高职高专院校设备采购工作,采购设备不但包括后勤生活保障设备,还包括教学辅助设备。购置设备上涉及的种类繁多,设备功能覆盖面广,没有与之相配套的制度约束和工作流程,势必会导致在购置程序上的混乱,同时也会造成设备资源利用的极大浪费。在院校教育资金较为短缺的情况下,进而严重影响到院校的合理发展。所以说,高职高专院校建立健全的设备采购工作制度、不断完善工作流程不但是落实国家有关仪器设备采购规章要求的具体体现,也是实现高职高专院校合理运用教学资金、实行科学化规范管理和推动院校快速发展的具体实践。要不断完善高职高专院校设备采购工作制度与流程,就必须结合院校现实发展状况,根据部门设置和部门职能,明确责任分工和管理权限,形成设备采购环节的有序衔接和合理调度,以保障高职高专院校设备采购工作顺利进行。

1 以规范权力运行为重点,推动高职高专院校设备采购工作制度的创新和完善

高职高专院校设备采购工作制度是保障采购工作顺利进行的纲领和依据,要实现制度的不断创新和完善,就要抓住规范权力运行这个重点。一是加强责任管理。要明确在什么条件下可以采购,采购链条的相关职能人员应对设备采购承担怎样的责任和履行哪些职责。要在人员机构、岗位职能、工作时限上进行细化,将各环节的具体责任落实到部门、落实到责任人员。通过责任落实的方式形成衔接有序各负其责的有效管理机制。二是加强监督管理。要建立健全监督制约机制,以监督检查的形式制约申请、审批、采购、验收等各环节的权利,避免由于权力运行不适当而造成的设备资源利用浪费现象。要对院校在用的设备进行规范管理,详细登记好设备的使用年限、运行状况,并以此为依据,来确定设备是否进行维修或更新。经常性对设备采购各环节进行检查,严格杜绝各环节出现违反制度和规定的越权行为。三是加强账务管理。严格把控设备采购的进销存账务管理,做到票据齐全、账目清晰、手续合规、环节完整、帐物相符,不断强化财务对设备采购的监督制约作用。并根据学校设备采购的实际状况,不断修订完善与之相适应的财务管理制度,实现设备采购工作管理上的科学化、规范化运行。


2 以提高工作效率为重点,推动高职高专院校设备采购工作流程的创新和完善

工作流程就是为保障工作运行秩序和提高工作效率而设置的工作程序,要实现设备采购工作流程的不断创新和完善,就要把握住提高工作效率这条主线,在设备采购的各个环节上形成有序的链接,以实现设备采购流程和设备利用效率能够切实成为推动高职高专院校持续经营和快速发展的有效动力。一是完善设备购前流程。设备购置前主要经过申请和审批两个环节,在申请环节要求设备使用专职人员根据需要提出申请,这就要求所提申请理由必须充分,能够达到设备采购所规定的指标,要对所提申请承担相应的责任。申请必须要经部门主管负责人确认,严格把好设备购置的第一道关口,确保设备采购的必要性和重要性,以避免设备购置费用的不必要支出。在确认必须购置后再递交到主要领导或领导委托人进行审批。在审批环节,由于只有院校主要领导或分管主要领导能够全面掌握设备运用信息,所以必须主张在职责范围内实行“一支笔”审批制度。这样既可以在全局统筹中实现设备的调用,也会避免重复审批而导致的设备资源浪费。二是完善设备购置流程。在设备审批通知单送达采购部门或采购人员手中后,采购人员要根据所掌握的材料采购信息,经过全面的性价分析,选择合适的采购对象和采购渠道。着手联系设备生产厂家或销售单位,并将设备采购的名称、型号、数量等基本信息迅速传达给采购对象,协商敲定好设备运发、结款方式、收货日期、售后服务等相关事项,并将协商情况详细与采购申请部门和设备使用工作人员进行沟通,确保设备的实用性。经协商后与采购对象签订订货合同,完善采购手续。三是完善设备交验流程。在收到购置设备后,经采购管理人员确认后要与库管负责人进行双方核验,对照采购单进一步确认设备的基本信息,履行入库手续并及时完成财务报账流程。在设备领用保修期间内,要做好设备使用情况回访工作,保持设备使用部门和供货部门的协调联系,保证设备的正常运行,妥善处理好设备售后维护工作。

作为采购管理人员,在严格按照工作流程切实履行工作职责的同时,要根据工作实际情况,认真研究并提出合理化建议,不断改进工作制度和工作流程,使得采购工作制度与流程不断适应提高工作效率的实际工作需求,为高职高专院校的正常运转提供硬件保障和设备支撑。

参考文献

[1] 刘林娜.实施“招标采购”提高实验室投资效益[J].零陵学院学报,2004(8).


[2] 许银华,彭高明.高校设备管理工作的发展趋势[J].实验技术与管理,2003(3).

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