浅谈对请示和报告类公文的认识

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浅谈对请示和报告类公文的认识

作者：张 莉

来源：《管理观察》2010年第33期

摘 要：本文主要阐述了请示、报告的写作格式及撰写要点，在处理过程中应注意的问题以及请示、报告的主要区别。

关键词：请示 报告 写作格式 撰写要点 区别

在公文处理实践中，请示和报告是使用频率较高的两个文种，也是使用比较混乱的两个文种，经常出现报告和请示不分的情况。如“关于××问题的请示报告”，到底是报告还是请示，含混不清，致使行文混乱，容易引起扯皮，影响工作效率。结合自己在办文过程中遇到的问题和对两者的认识，谈谈两者的写作格式、撰写要点以及在文件处理过程中如何正确把握两者之间的区别。

一、请示的写作格式及撰写要点

请示是下级单位在工作中发生的不能自行解决的重大问题，不属于本机关权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的公文种类。一般包括：请求审批事项的请示、请求解决问题的请示、建议性请示、请求指示答复性请示几种类型。 撰写请示应把握好以下几点：

一是要详细、准确地写明请示原由。不仅应在标题上写清，还要在正文中写明请示的事项和原因。请示的公文应一文一事，以便上级及时答复。如果把相关或不相关的几个问题、几件事情写在一份请示中，就会由于涉及单位多，职责交叉，相互扯皮而延误工作，影响效率。对于一项工作中涉及若干方面问题需要上级批准解决的，“一揽子”请示件中应注明上述问题将另行专题请示，与“一揽子”请示的同时，根据一文一事的原则，将专题分解，分别行文请示。 二是要明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，便于上级作出科学合理的决策，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。 切忌为了请求上级机关批准，弄虚作假，夸大其词，讲过头话，承诺自己力不能及的事项。 三是具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作


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等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，行文语气应平实、恳切，切勿使用强硬的措辞。

四是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上級机关一般不予受理。如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。

五是请示不能同时抄送下级机关。由于请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。 二、报告的写作格式及撰写要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况，或向上级机关提出意见建议、答复咨询、上报备案、报送材料等使用的公文文种。从种类和内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。报告拟写的基本内容可分为情况、经验、问题和今后意见四个部分。对于工作报告、情况报告、意见报告等，在行文制发方面比较规范，可以单独成文，属于规范性公文的报告。会议工作报告、调查报告、述职报告等的制发主体、送审程序和效力都不规范，一般不单独行文，属于非规范性公文的报告。 撰写报告时应注意以下几点：

第一，报告中不得夹带请示事项。上级机关对报告一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，可以将报告和请示分开，形成两份公文分别上报，也可以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

第二，撰写报告的目的是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能够及时给与支持，为上级机关处理问题、布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜使用指令性语言。

第三，报告是典型的上行公文，作为规范性公文的报告必须有明确的受理机关，原则上应只报一个上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关或业务部门。多个机关联合行文报告的事项，原则上应报上级主办机关，其他送文单位可采取抄报的形式。

第四，报告中一般不提建议或意见。如确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

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