正文的拟写和公文的语言特点

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常用公文写作方法 (八) 正文的拟写



1．符合党的路线方针政策，国家的法律、法规及其他有关规定。

2．情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．根据所用文种的写作特点谋篇布局，遣词造句。

4．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后注明发文字号。如：根据((山西省会计函授学校关于2005年深化经济体制改革的意见》(函发[2005]9号)，山西省会计函授学校制定了……。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年月日，最好不要用“去年”、“今年”、“明年”。 5．结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。

6．应当使用国家法定计量单位。

7．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

8．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

9．公文中常用易混易错词。 易混词：

上交——上缴，前者范围大，无强制性；后者范围小，有强 制性。

帐——账，前者指布帛帷帐；后者表示与钱财有关，如账户、挂账、呆账、台账。

其它——其他，法律法规和公文中统一用“其他”不用“其它”。 公布——发布——印发，法律、行政法规用“公布”；决定、命令用“发布”，规定、办法、通知用印发。不用“颁布”一词

截止——截至，“截止”是不及物动词，后面不能带宾语，用于时间之后；“截至”用于时间之前，如：截至2005年11月30日。

遵照——按照。“遵照”有遵奉依照之意，带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等；“按照”是中性语，使用范围较广，通用于各种文体。“遵照”和“按照”在感情和使用范围上不一样，应有所区别。如“按照校领导的批示精神，我们就×××问题进行了认真研究”，这里的“按照”应改为“遵照”。

指示——批示。作名词时，“指示”是上级向下级发出的口头或书面意见，“批示”是上级对下级的请示等公文做出的书面指示。“指示”与“批示”不能混用，也不能并用。如“省函校正遵照厅领导的有关批示和指示精神……”将“指示”和“批示”并用，词义重复，应改为“省函校正遵照厅领导的有关指示精神……”。

各级函校部门——地方各级函校部门。“各级函校部门”包括省函校，若不包括省函校，应表述为“地方各级函校部门”。我校制发的公文，有些需向地方各级函校部门提要求，必须注意表述的准确性，否则，就可能出现前后矛盾的现象。如“各级函校部门要根据下发的((通知》要求，围绕省函校印发的《×××实施方案》所规定的主要环节开展工作”，这句话中的“各级函校部门”实际上是指“地方各级函校部门”，应加上“地方”两字。


月一月份。“月份”指某一个月而不是几个月。“月份”使用不当如“2005年1—9月份”，应删去“份”字。

年——年度。“年度”指根据业务性质和需要而有一定起讫日期的l2个月。使用不当如“2002—2004年度”，应删去“度”字。

关于“各级函校”，公文中常常出现“各级函校”的提法，应当区分清楚的是，“各级函校”包括省函校在内，若不包括省函校，应当用“地方各级函校”的提法。

易错词：

“部署”错为“布署”；

“一如既往”错为“一如继往”； “循序渐进”错为“循序渐近”； “四两拨千斤”错为“四两拨千金”； “联席会议”错为“联系会议”； “损益”错为“损溢”； “家具”错为“家俱”；

“于我有利”错为“与我有利”；

注意事项：公文(特别是请求批示、批准的上行文)的主旨必须明确，否则将影响公文的效果。某上报省财政厅的请示，正文中“根据……××校研究制订了《××办法》，建议省财政厅批准后尽快下发《××办法》”。这句话的意思表述不是很准确，《××办法》被省财政厅批准后由谁下发?以省财政厅的名义下发，还是由制订的部门下发?必须准确说明由谁发文，否则要就如何发文向省财政厅提供补充说明。可以视情况将其改为“根据……××校研究制订了《××办法》，建议省财政厅批准后由××校尽快下发”。（刘国荣）

常用公文写作方法 (九)公文的语言特点。



公文是为解决工作中的实际问题而写的，其语言特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。庄重是指语言端庄，格调严肃；准确是指语意确切，符合实际，切忌使用夸张、拟人、双关、暗喻等修辞手段；朴实是指语言平实自然，通俗易懂，切忌堆砌词藻、令人费解；精练是指简明扼要，不冗长空泛，切忌空话、套话；严谨是指文句周密，分寸得当；规范是指符合现代汉语语法规则和公务活动的要求。 注意事项：公文的语言特别是政策表述必须准确。否则就会影响受文者准确理解发文者的意图，甚至可能导致政策执行上的偏差。如某文中“一是定额扣除办法，即允许企业按每人800元／月标准扣除，另外规定省级人民政府可在此标准内上浮20％”，这里的“在此标准内”究竟是多少?600元、700元都是“在此标准内”。经向办文人员了解，这句话的意思是省级人民政府可在800元／月的基础上再上浮20％，根据文意，将“在此标准内”改为“按此标准”。（刘国荣）

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