第三章第一节行政公文概述

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第二章 第一节 行政公文概述

一、行政公文的概念

行政公文的概念有广义和狭义之分：广义的行政公文指行政机关在行政管理工作中所使用的一切文字材料，既包括国务院2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行，以下简称《办法》）中规定的13种公文，也包括国家各级政府、行政机关、社会团体和企事业单位制定的行政法规和规章制度，以及计划、总结、调查报告、简报和行政工作中常用的其他文字材料等；狭义的行政公文专指《办法》中规定的行政公文，即：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，包括命令（令）、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种”。我们这里讲的行政公文指狭义的行政公文。公文的基本含义,可以从四个方面来理解： 1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。 2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。

3、公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。

4、公文是办理公务的重要工具之一。 二、公文的特点主要表现在五个方面

1、政策性：对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。

2、实用性：处理公务，根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。 3、可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。 4、定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务 。 5、时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内的 。 6、规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。 三、行政公文的种类

行政公文从不同的角度分类，可从不同的方面，揭示公文的特征或属性。 1、按适用范围来划分。《办法》规定，现行国家机关行政公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 2、按行文方向来划分，可分为上行文、平行文和下行文。

3、按时限要求（缓急程度）来划分，可以分为常规公文、急办公文和特急公文。 4、按公文的内容涉及国家秘密的程度（保密级别）来划分，可以分为三个等级：绝密、机密和秘密。 四、行政公文的格式

1、了解公文的构成要素。

中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）《国家行政机关公文格式》的规定，将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 （1）眉首部分又称文头部分，通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。（P278）

①公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。

②秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

③紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

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④发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mmx 15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。

⑤发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字。居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括人；序号不编虚位(即l不编为001)，不加“第”字。 发文字号之下4rrma处印一条与版心等宽的红色反线。

⑥签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（2）主体部分又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识（印章）、附注等项目构成。

①公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

②主送机关。标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

③公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

④附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。 ⑤成文时间。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。

⑥公文生效标识——印章。 A、单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印间应上距正文2mm，4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 B、联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章。均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 C、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（3）版记部分又称文尾部分，通常是由主题词、抄送单位、印发机关和印发日期和份数等项目构成的，位于公文末页下方。

2、了解公文的构成格式。



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眉首





主体 部分



版记







3、了解公文的印装规格。 公文用纸幅面及版面尺寸： （1）用纸

国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土 3mm。 纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸

纸张白度为85％一90，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5 （2）公文页边与版心

公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码) 五、重点掌握公文写作的基本要求

1、要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定； 2、要了解实际情况； 3、要遵循各项行文规则 （1）文种的选用要正确 （2）行文关系的确定要妥当

（3）制发程序的安排要合理。制发公文的程序主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。



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