公司办公文件管理规定

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公司办公文件管理规定

1 目的

提高办文速度和质量，发挥文件(含外来文件)在各项工作中的指导作用。 2 范围

适用于公司办公文件的管理控制。 3 定义 3.1 文件管理：

其主要内容包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。 4 权责

4.1 公司行政部文控的工作职能主要有：

1)文件与资料的登记、编码、发行、保管、分发与维护； 2)过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管； 3)文件与资料原件的保管及维护； 4)文件与资料有效性的监控。

4.2 各部门在各自职责范围内负责文件管理。 5 内容

5.1 办公文件管理工作流程

见图1。

5.2 办公文件管理工作说明

见表1。 5.3办公文件具体要求 5.3.1 收文的管理包括：

1)公文的签收； 2)公文的编号保管； 3)公文的阅批与分转； 4)文件的传阅与催办。 5.3.2 发文的管理包括：


1)发文的规定：

（1）全公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

（2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。行政部同意发文，则由行政部按机构设置与业务分工统一归口以公司名义发文。

（3）对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

1)发文的范围：

(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

(2)公司下发文件主要用于： ·公布全公司规章制度；

·转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； ·公布公司体制机构变动或干部任免事项；

·公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； ·发布有关奖惩决定和通报； ·其他有关全公司的重大事项。 (3)公司上行文、外发文主要用于：

·对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定。

·同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

·在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

·凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

·各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

2)发文程序与要求

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