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唐山市档案局、唐山市行政审批管理办公室关于加强行政审批档案管理工
作的通知
制定机关 公布日期 施行日期 文号 主题类别 效力等级 时效性
2013.11.04 2013.11.04
档案管理 地方规范性文件 现行有效
正文：
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 唐山市档案局、唐山市行政审批管理办公室关于加强行政审批档案管理工作的通知
行政审批档案是具有行政审批职能单位办理行政审批过程中形成的原始记录，是各单位档案资源的重要组成部分。加强行政审批档案管理工作，对规范行政审批行为，提升行政审批效能和服务质量，进一步优化我市发展环境具有重要意义。为推动我市行政审批档案管理加快步入规范化、标准化轨道，充分发挥档案工作在促进依法行政中的重要作用，现就有关事项通知如下： 一、加强组织领导，建立健全行政审批档案管理工作长效机制
各有关单位要充分认识行政审批档案在促进规范执法和优化社会发展环境中的重要作用，将行政审批档案管理作为单位档案工作重要内容，统筹规划、统一布置、统一检查。要建立健全包括行政审批部门负责人和兼职档案员在内的档案工作小组，明确各自职责分工，尽快制定、完善行政审批档案的收集、整理、保管、借阅及移交制度，下大力抓好制度落实，确保每个工作环节责任到人。建立双层定期自查制度，兼职档案员对行政审批事项办理人员移交的案卷进行初步检查，存在问题的及时退回整改。初步检查合格的报部门负责人进行再次检查，以保证所归档的行政审批案卷形式规范、内容合法。 二、认真落实相关规定，切实提高行政审批档案规范化管理水平
行政审批档案是各单位档案资源中的重要门类，在行政许可事项办理、变更、延续以及检查督导过程中，具有重要的查考利用价值。行政审批档案的收集、整理、归档应符合《河北省行政许可案卷标准（试
行）》中规定的“三个标准”即合法性标准、规范性标准、立卷归档标准。一是行政审批案卷必须是行政机关依法行政的产物，具有主体、行政许可事项、适用法律依据和程序的合法性；二是案卷内容必须齐全完整，包括行政许可每个阶段应具备的各种法律文书如：申请阶段的行政许可申请书或预定格式申请表、申请材料补正告知书（申请材料不全情况下使用），受理阶段的行政许可申请受理通知书或行政许可申请不予受理决定书，审查阶段的检查笔录、询问笔录等等，其中内容要素包括承办人、审批人及办理时间等要填写清楚，通过完整的行政审批案卷能清晰反映两审终审制、AB岗制、限时办结制等制度的落实情况；三是行政审批案卷整理形式要符合档案整理规范，实行“一案一卷、一卷一号”制，案卷装订结实美观无金属物，案卷封面、目录、备考填写清楚，卷内文件排列有序，无铅笔、圆珠笔字迹等。非行政许可审批及行政监管事项档案的收集、整理、归档，同样按照上述要求执行。各单位要结合实际，认真落实好“三个标准”，切实提高行政审批案卷质量。
三、加强督导检查，实现行政审批档案的安全保管
行政审批场所要配备专用档案装具，已办理完毕的行政审批事项相关材料要及时进行整理、归档，移交部门兼职档案员存放到专用档案柜统一保管。有条件单位应设置单独档案室，配备空调、灭火器、温湿度计等档案安全保管所需的设施设备。行政审批档案的接收、借阅和移出要履行相关手续，进行详细的登记。对保管的审批档案要定期进行清点和安全状况检查，发现问题及时进行整改，彻底杜绝档案安全保管隐患。各单位负责行政审批的部门包括在政务服务中心设置审批窗口的单位，至少要每半年将形成的行政审批案卷按照要求整理、编目后向单位综合档案室移交，依照《档案法》的规定由单位综合档案室集中统一管理。
四、注重学习教育，不断提高行政审批工作人员档案管理意识
近年来省委、省政府不断加强对行政审批工作的检查督导，其中一项重要内容就是检查行政审批案卷质量，其结果直接影响对行政审批工作的整体考核评价，行政审批档案管理工作已摆到了越来越重要的位置。各单位要切实提高行政审批档案管理工作水平，提高行政审批工作人员档案管理意识，定期组织开展多种形式档案法律法规和档案专业知识学教活动，使行政审批工作人员不断深化认识，牢固树立起档案法制意识，自觉养成做好档案收集、整理、归档的工作习惯，变要求归档为自觉主动归档。 唐山市档案局 唐山市行政审批管理办公室 2013年11月4日
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2022-10-13
